Innendienst: Wichtiger als je zuvor

Die notwendige Verwaltungsarbeit von Maklern, Beratern und Vermittlern hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen. Wer wollte, könnte den ganzen Tag mit solchen Aufgaben verbringen und hätte am Abend keinen einzigen Kunden gesehen, geschweige denn Vertrieb gemacht. Umso wichtiger ist es, Aufgaben abzugeben und die eigene Arbeitszeit bewusst zu nutzen.

Wer wiederum Mitarbeitende im Innendienst hat, kann nicht automatisch sicher sein, dass sie gut eingesetzt sind, geschweige denn ertragreich arbeiten. Vielen Vermittlern ist gar nicht klar, wofür genau sie eigentlich Innendienst brauchen.

Die unternehmerische Minimal­anforderung besteht darin, im Vorfeld konkret festzulegen, was genau die zum Beispiel 10 oder 15 Aufgaben sind, die der Neuzugang erledigen soll – idealerweise sogar in Reihenfolge der Bedeutung dieser Aufgaben für den Unternehmenserfolg. Ist dies dem Kopf der Firma nicht klar, sind Arbeitserfolg und Ertrag der Vertriebsassistenz Zufall. Abgesehen davon: Die meisten würden diesen Namen dann gar nicht verdienen. Für Mitarbeitende besteht bei den zu beherrschenden Aufgaben die „Mindestanforderung“ in den folgenden zwei Punkten.

Aufgabe 1: Drang nach Standardisierung

Es wird zunehmend wichtiger, schlank und effizient zu arbeiten. Das Zauberwort heißt Standards. Diese stellen sicher, dass Aufgaben im Sinn des Unternehmens und zudem immer in gleich hoher Qualität erledigt werden. Das gilt unabhängig davon, wer sich um die Aufgabe kümmert. Damit das gelingt, müssen Inhaber und Mitarbeiter den Drang haben, Standards zu etablieren und Standards einzuhalten.

Mitarbeitende, die nur manchmal – wenn sie gute Tage und beste Laune haben – super Leistung bringen, ansonsten aber unter dem Durchschnitt bleiben, sind für Vermittler zu teuer.

Aufgabe 2: Blick auf Vertriebschancen

Das zweite Thema, das bei Vertriebsassistenzen oft zu gering entwickelt ist, liegt – das sagt deren Titel bereits – im Bereich des Vertriebs. Assistenz für Vertrieb zu sein, bedeutet nicht, stupide Verwaltung abzuarbeiten. Assistenz für Vertrieb zu sein, bedeutet, Chancen zu sehen und zu nutzen:

• Wann genau vereinbare ich mit anrufenden Kunden, weil Bedarf besteht und Luft nach oben ist, beiläufig und selbstverständlich einen Termin?
• Welche Kommunikationsdaten ergänze oder aktualisiere ich bei jedem Kundenkontakt, um die Erreichbarkeit sicherzustellen?